Es
la primera etapa de la capacitación y se refiere al diagnostico preliminar que
se precisa hacer. La detección de de las necesidades de capacitación se puede
efectuar considerando tres niveles de análisis:
1.-
Nivel de análisis de toda la organización: el sistema organizacional.
El
análisis organizacional determina la importancia que se dará a la capacitación.
En este sentido el análisis organizacional debe verificar todos los factores
(como planes, fuerza de trabajo, eficiencia organizacional, clima
organizacional). Que puede evaluar los costos involucrados y los beneficios
esperados de la capacitación en comparación con otras estrategias capaces de
alcanzar los objetivos de la organización, para así poder determinar la
política global relativa a la capacitación.
2.-
Nivel de análisis de los recursos humanos: el sistema de capacitación.
El
análisis de los recursos humanos procura constatar si estos son suficientes, en
términos cuantitativos y cualitativos, para cubrir las actividades presentes y
futuras de la organización.
3.-
Nivel de análisis de las operaciones y tareas: el sistema de adquisición de
habilidades.
Es
el nivel de enfoque más restringido para realizar la detención de las
necesidades de capacitación: es decir el análisis se efectúa a nivel de puesto
y se sustenta en los requisitos que este exige a su ocupante. Más allá de la
organización y las personas, la capacitación también debe considerar los
puestos para los cuales las personas deben ser capacitadas.
Medios
para hacer una detección de las necesidades de capacitación
La
detección de las necesidades de capacitación es una forma de diagnostico que
requiere sustentarse en información relevante.
La
determinación de las necesidades de capacitación es una responsabilidad de
línea y una función de staff, es decir el administrador de línea es el
responsable de la percepción de los problemas que provoca la falta de
capacitación.
Los
medios principales empleados para hacer la detección de las necesidades de
capacitación son:
-
Evaluación del desempeño: permite identificar
aquellos empleados que realizan sus tareas por debajo de un nivel
satisfactorio.
-
Observación: constatar donde hay evidencia de
un trabajo ineficiente, como equipo roto, atraso en relación con el cronograma,
rotación de personal elevada.
-
Cuestionarios: investigación por medio de
cuestionarios y listas de control que contengan la evidencia de las necesidades
de capacitación.
-
Solicitud de supervisores y gerentes: cuando
las necesidades de capacitación corresponden a un nivel más alto, los propios
gerentes y supervisores suelen solicitar, a lo cual son propensos, capacitación
para su personal.
-
Entrevista con supervisores y gerentes: los
contactos directos con supervisores y gerentes, con respecto a problemas que se
pueden resolver por medio de la capacitación, surgen por medio de la entrevista
con los responsables de las diversas áreas.
-
Reuniones departamentales: discusiones entre
los responsables o distintos departamentos a cerca de asuntos que conciernen a
los objetivos de la organización.
-
Examen de empleados: entre otros se
encuentran los resultados de los exámenes de selección de empleados que
desempeñan determinadas funciones o tareas.
-
Reorganización del trabajo: siempre que las
rutinas del trabajo sufran una modificación total o parcial será necesario
brindar a los empleados una capacitación previa sobre los nuevos métodos y
procesos de trabajo.
-
Entrevista de salida: cuando el empleado
abandona la empresa es el momento más adecuado para conocer su opinión sincera
sobre la organización y las razones que motiva su salida.
-
Análisis
de puestos y especificación de puesto: proporciona un panorama de las
tareas y habilidades que debe poseer el ocupante.
-
Informes periódicos: de la empresa o de
producción que muestren la es posibles deficiencias que podrían merecer
capacitación.
-
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